4.4.- TIPOS DE MANUALES Y SUS REQUERIMIENTOS.

4.4.-TIPOS DE MANUALES Y SUS REQUERIMIETOS.

La elaboración cuidadosa de los manuales y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su elaboración sea en hojas o visibles en computadora.
Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.
Los manuales requieren de ciertas características que son:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa
• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación
• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas
• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad
• Redacción simple corta y comprensible
• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios
• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones
• Tener un proceso continuo de revisión y actualización
• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización
• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.
En general, la descripción del cargo presenta el contenido de éste de manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que tiene la organización respecto de las características humanas que se requieren para ejecutar el trabajo, expresadas en términos de educación, experiencia, iniciativa, etc. Es preciso señalar que en la descripción de puestos debe plasmarse no lo que se hace; ya que lo que se esté haciendo puede que sea erróneo y requiera una revisión; por eso, la descripción del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que realiza el ocupante.

4.4.1.- BIENVENIDA.

En este tipo de manuales se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y otros temas relacionados.

Partes que lo conforman:
-Portada
-Palabras de bienvenida
-Historia de la empresa
-Objetivos
-Reglamentos
-Políticas
-Organigrama
-Descripción de puestos
-Directorio
-Índice.

4.4.2.- MANUALES DE POLITICAS.

También denominados de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.

4.4.3.- PROCEDIMIENTOS.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto

Desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.


4.4.4.- ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTAL Y GENERAL.

Explican los detalles más importantes de la organización.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión, y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica incluyen la descripción de puestos de manera opcional, pueden representar el directorio de la organización, contienen:

 Finalidad de cada elemento de la organización
 Declaración de funciones.
 Glosario de términos utilizados.


CONTIENEN:

 Objetivos generales de la organización.
 Políticas generales.
 Glosario de términos administrativos
 Nombres de aéreas o departamentos y puestos.
 Procedimientos de organización
 Responsabilidades de los altos niveles
 Funciones
 Cartas de organización
 Descripción de puestos
 Descripción de actividades
 Introducción y objetivos del manual
 Historia de la empresa


MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

MANUALES DEPARTAMENTALES.

CONTIENEN:

a) Objetivos generales de la empresa , los del departamento de que se trate y los de sus secciones básicas
b) Políticas y normas generales del a empresa y del departamento correspondiente
c) Carta de organización general y departamental.
d) Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental
e) Análisis de puestos
f) Graficas de proceso y de flujo.


MANUALES INTERDEPARTAMENTALES.

Son similares en su contenido, a los manuales departamentales, aun que no siempre proporcionan la misma cantidad de información:

 Comprenden a todos los departamentos de la organización
 Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.